Al momento de declarar las retenciones en la fuente mediante el Formulario 103, es fundamental que los agentes de retención comprendan que esta obligación tributaria no se limita únicamente a ingresar los valores retenidos. El formulario está diseñado para realizar dos tipos de controles internos que permiten verificar la coherencia entre la información ingresada y las disposiciones tributarias aplicables. Estos controles son críticos para evitar inconsistencias, errores o posibles sanciones por parte de la administración tributaria.
¿Cuáles son los dos controles que realiza el formulario?
El sistema del Formulario 103 no solo verifica el monto total retenido, sino también evalúa que las bases sobre las cuales se aplicaron dichas retenciones sean correctas. Es decir, existen dos niveles de control esenciales:
- Control sobre los valores retenidos
El primer control se refiere al total de los valores retenidos que el agente ha ingresado en el formulario. Aquí el sistema verifica que:
*Los porcentajes aplicados sean correctos según el tipo de transacción y el código de retención utilizado.
*Los valores retenidos correspondan a la base imponible declarada.
*No haya duplicidad de información o errores de redondeo.
- Control sobre las bases imponibles
El segundo control, muchas veces pasado por alto, es el de las bases imponibles declaradas. Este control es tan importante como el anterior porque:
*Permite identificar si se están aplicando correctamente los porcentajes de retención según el tipo de transacción.
*Verifica que la suma de las bases imponibles sea coherente con el tipo de operación y su tratamiento tributario.
*Facilita el cruce de información entre lo que reporta el agente de retención y lo que declara el sujeto retenido.
¿Qué pasa si no cuadran los datos?
Si alguno de los dos controles falla:
*El sistema puede rechazar el formulario o impedir su validación.
*Puede haber sanciones por declaración incorrecta.
*Se generan alertas en los cruces tributarios automáticos del SRI.
*Aumenta el riesgo de auditoría o revisión.
Recomendaciones antes de declarar
*Verifica cada código de retención y asegúrate de usar el porcentaje correcto.
*Revisa que las bases imponibles coincidan con los comprobantes de retención.
*Cuadra totales y valores línea por línea, no solo el resumen.
*Evita errores manuales utilizando software contable actualizado o plantillas automáticas validadas.