1.Realidad Formal

Este concepto se refiere a los requisitos administrativos y legales necesarios para que el gasto sea considerado deducible. Es imprescindible contar con una factura válida, realizar las retenciones correspondientes, efectuar los pagos a través de medios bancarios, y asegurarse de que el pago se realice a nombre del beneficiario de la transacción, tal como lo establece la jurisprudencia número 7 de 2016. Además, el gasto debe haberse generado dentro del ejercicio fiscal correspondiente y debe analizarse si se encuentra dentro de los límites establecidos. Por ejemplo, en el caso de los viáticos para trabajadores, solo serán deducibles si están debidamente comprobados con facturas a nombre del empleador, se encuentran dentro de los montos razonables para la actividad, y se relacionan directamente con la operación del negocio. Si se exceden los montos permitidos por normativa, el excedente no será deducible.

2.Realidad Material

Esta realidad se refiere a la existencia real de la transacción. No solo se debe cumplir con los requisitos formales, sino que también es necesario demostrar que la operación fue auténtica y que el hecho económico efectivamente ocurrió. Por ejemplo, una empresa contrata un servicio de mantenimiento para sus equipos, deberá contar con evidencias claras de que el servicio fue prestado, como reportes técnicos, órdenes de trabajo o actas de conformidad. Si no se puede demostrar que el servicio se realizó, el gasto podría ser rechazado como deducible, aunque se cuente con una factura válida.